会议接待服务

文章出处：网站管理员   人气：9    发表时间：2024-03-18 11:25:37

前期咨询是大型会议的必备环节，包括选址、考察等等，这个环节重要的是收集至多的会议资料，以便在会议决策时提供依据。一般酒店的条件，大多数人都会关注。但是酒店和会议的个性是否吻合，是否有接待类似活动的经验，这对于决策者而言就不是一件容易的事了。会议公司的丰富经验及积累的会议资讯，将为您提供有效和及时的参考。

我们为您提供专业的前期咨询和陪同考察服务。具体内容包括：

1.为您提供海南各办会地点的会议情况，温度，天气，交通，餐饮等相关信息;

2.联络考察所需的相关资讯，如车，酒店及其他服务;

3.协助客户进行会议考察，免费提供考察人员陪同考察;

4.提供会议酒店的详细会议接待信息;

5.提供在推荐酒店的参考会议图片及视频资讯;

6.根据客户要求提供会议地点的备选方案;

7.根据客户的要求制定出相关的会议预算;

会议接待流程

一. 会前

1. 与会议主办方洽谈，了解会议要求及所需服务项目。

2. 提供会议所需要的住宿酒店、会议场所、交通等信息，并制定完备的会议预案书给会议方。

3. 派专人协助客户实地考察会议举办地的吃、住、会议场地、游、娱乐等相关方面的情况。

4. 确定方案，签订合同，预付定金。

二. 会中

1. 会议接待：专人负责机场，车站的礼仪、接站等服务。提前在酒店、会议室摆放好欢迎调幅、欢迎牌、签到台、指示牌等。

2. 会前准备：准备好会议所需要的会议资料，会议用品，会议演讲稿等会议相关物品。

3. 会议场所：专人到会议室检查会议室条幅、灯光、音响、茶饮等。

4. 会议住宿：房间楼层及房间号确认，询问是否有特殊要求。

5. 会议餐饮：用餐时间、用餐标准及特殊客人(回民)的确认。

6. 会议旅游：旅游线路行程、用车、导游是否增加景点等确认。

7. 会议娱乐：娱乐消费形式、消费标准、娱乐地点的确认。

8. 会议服务：会议代表合影留念、为代表提供文秘服务及相关服务。

三. 会后

1. 结帐：提供会议过程中的详细费用发生明细及说明，专人与客户进行核对并结帐。

2. 资料：会议后的资料收集，根据客户要求制作会议通讯录或花名册。

3. 合影：会议结束后参会人员合影留恋，并迅速影印出来分发给每位与会人员。

会议接待范围

我们专注于为跨国公司、大中型企业、机关部门、科研院所、大专院校和学术团体等单位量身定做适合其需要的旅行产品、考察游览活动策划、以及提供会议和展览服务，从单项服务到全面的服务、一应俱全。会议接待范围如下：

一、【会议接待类别】：各科研机构、机关、学校，各培训中心的学术研讨会、笔会、论文发布会、各类培训班;企业业务洽谈会、订货 会、新产品推广会、集团公司董事会、奖评会、客户联谊会、行业研讨会等各类型会议等

二、【会议接待人数】：不限。

三、【会议接待标准参考】：

(1)会议酒店范围：二星级酒店(★★)， 三星级酒店(★★★)，四星级酒店(★★★★),五星级酒店(★★★★★)

(2)会议室范围：根据需要可提供5人至1000人的会议室或报告大厅。

(3)会议用餐范围：40元/人/天~180元/人/天，多种标准供选择。

(4)会议用车范围：丰田面包车、依维柯、金龙中巴(大巴)、瑞典沃尔沃、韩国现代等进口豪华大巴及各种品牌的中高品质轿车，任你们选择。

(5)会议接站及用车：优惠价格提供会议期间用车服务。

(6)会议票务：免费代订往返程飞机票，代订返程卧铺。

(7)旅游考察安排：提供多条考察线路，优惠价格安排参会代表的会后考察活动。

(8)会议娱乐及活动：协助会议期间的各项娱乐活动，回答客户的咨询并提供实惠选择的建议。

(9)会议设备租赁：音频会议系统、投影仪、专业会议设备、液晶投影系统、多语种同声传译系统;

(10)会议照相：会议期间摄像、集体照相;

以上为一般性的会议范围，具体的会议、会展、活动，具体建议，具体策划、具体协商。

依托旅游网络强大的信息资源和服务体系，在承办各种会议方面具有独到的专业优势，我们能够为客户提供吃、住、行、娱、购一整套完善的会议策划及专业的实施队伍，区域可以覆盖国际国内各大商务、旅游城市。从主题创意、内容策划、参会人员的邀请、会场设计安排、接待宴请、媒体支持关系协调等，事无巨细，我们都一一安排。

●接待散客与团体旅游 ●筹组承办会议 ●单位接待及商务差旅安排

●协办企业机关的教育训练 、体现团队精神之旅游 ●国内外旅游或单项服务